勤怠管理システムとは?

勤怠管理システムはタイムカードの集計を自動的に行うことが出来る画期的なシステムです。

タイムカードと言うのは社員の勤怠管理には欠かせないものです。社員が出社した時、退社する時に紙のタイムカードを専用の機械に挿入すると出社や退社を行う時刻を所定の場所に打刻を行います。これは会社に出社した日には必ず各自が行い、業務時間内の労働をしたことを証明する目的で行うものです。会社には締日というものがあるわけですが、勤怠管理は締日の翌日から当月の締日の1か月間の管理として行う事になり、給料の査定として利用されていくのです。

日中の勤務は、時間内労働が正しく時間内に行われていたか否か、残業が有る場合は何時間残業をしたのかを計算して給料に反映していくことになります。所定内労働時間を満たしていない場合は、有給で処理が行われているのかなどの勤怠管理を行い、給料に反映させていくことになるのです。残業時間は、通常の勤務時間とは異なり、別枠で計算をして給料を支払う必要があり、タイムカードに打刻されている時間を作業員が計算を行って残業代を算出するのです。このタイムカードは、従来であれば電卓などを使って計算を行っていたわけですが、最近はタイムカードに記載されている時刻をパソコンに入力をして自動的に計算を行う事も可能になっています。しかしながら、時刻の入力は社員数が多い会社になるとかなりの労力になりますし、給料に反映される情報ですので入力ミスが有ってはなりません。

勤怠管理システムは、作業員の工数を大幅に削減できるメリットと入力ミスを発生させないメリットがあるのです。社員はタイムカードではなく電子カードを使って専用のカードにタッチをします。この電子カードには社員番号やID、社員の氏名、部署などの情報が記録されており、専用の機械にタッチするとカードに記録されている情報とタッチした時刻が情報としてサーバーに送信されるのです。また、出社した時、遅刻した時、早退する時、通常の退社時刻に帰る時や、残業をして退社する時などはそれぞれモードを切り替えてカードをタッチする事でタイムカードで言う別枠に情報が記録されていきますので、集計する際には人が操作をしなくても自動的に計算を行うことが出来るのです。尚、勤怠管理システムは、電子カードや専用の機械などのハードウェアと、サーバーの中にインストールされているソフトウェアの2つから構成されており、勤怠管理システムを導入する事で作業コストを大幅に削減できると言うメリットが有るのです。